Suomessa on eri arvioiden mukaan 90 000 taloyhtiötä, 1,5 miljoonaa osakehuoneistoa ja huoneistoilla yli kaksi miljoonaa omistajaa. Vuoteen 2019 saakka kaikkien osakehuoneistojen omistus osoitettiin paperisilla osakekirjoilla. Se on vanhanaikaista, monimutkaista ja työlästä, ja siksi tahtotila omistuksen osoittamisen digitalisoimiseen on ollut yhtenäinen.
1.1.2019 tuli voimaan laki huoneistotietojärjestelmästä. Mitä tämä tarkoittaa omistajien, asukkaiden ja taloyhtiöiden kannalta? Entä luotonantajien ja isännöitsijöiden?
Huoneistotietojärjestelmä kokoaa olennaiset tiedot yhteen paikkaan
Maanmittauslaitoksella huoneistotietojärjestelmän käyttöönottoprojektin projektipäällikkönä toimiva Liisa Kallela toteaa, että digitalisaatiolle on ollut suuri tarve ja paljon kysyntää. Sähköiseen järjestelmään siirtyminen on kaikkien etu, minkä lisäksi se parantaa luotettavuutta ja edistää digitaalisten palveluiden kehittämistä.
“Omistuksen rekisteröinnin jälkeen osakkaalta poistuu huoli osakekirjan säilyttämisestä. Toistaiseksi on ollut jopa tilanteita, joissa paperinen osakekirja on kadonnut tai tuhoutunut. Sähköisen omistajamerkinnän yhteydessä paperinen osakekirja mitätöidään”, Kallela kertoo.
“Taloyhtiöiden ja isännöitsijöiden kannalta on selkeämpää, kun omistukset on kirjattu yhteen järjestelmään. Lisäksi luotonantajat hyötyvät, kun tieto omistuksesta, panttauksista ja rajoituksista on koottu yhteen paikkaan”, Kallela jatkaa.
Siirtymä on kaksivaiheinen ja edellyttää toimia myös osakkeenomistajilta
1.1.2019 jälkeen perustetut taloyhtiöt ovat perustamisesta lähtien huoneistotietojärjestelmässä, ja niiden huoneistoilla on alusta asti sähköinen omistajamerkintä. Vanhempien taloyhtiöiden osalta siirtyminen on kaksivaiheinen: ensin taloyhtiön on siirrettävä osakeluettelo huoneistotietojärjestelmään, minkä jälkeen osakkeenomistaja voi hakea omistuksen sähköistä rekisteröintiä. Jos osakekirja on lainan vakuutena pankissa, pankki voi toimia asiamiehenä sähköistä merkintää tehtäessä.
“Olennaista on huomioida, että siirtymä on kaksivaiheinen ja vaatii toimia myös osakkeenomistajilta. Omistuksen rekisteröiminen maksaa osakkaalle 60 euroa, ja sillä katetaan järjestelmän kehittämisen ja ylläpitämisen kustannuksia. Maanmittauslaitos vastaa paperisten osakekirjojen mitätöinnistä, ja osakekirjan saa halutessaan takaisin mitätöitynä”, Kallela kertoo.
Taloyhtiöiden on siirrettävä osakeluettelo vuoteen 2023 mennessä. Päätöksen siirtämisestä tekee taloyhtiön hallitus, ja käytännössä siirrosta vastaa usein isännöitsijä. Osakeluettelon siirtämisen jälkeen osakkaalla on 10 vuotta aikaa rekisteröidä omistus, joskin omistuksen vaihtuessa rekisteröinti on tehtävä kahden kuukauden kuluessa kaupoista.
“Kyse ei ole vapaaehtoisesta toiminnasta, vaan rekisteröinnin tekeminen on lakisääteistä. Siirtymäaika on kuitenkin pitkä, joten välittömästi tästä ei koidu osakkeenomistajille merkittävää vaivaa.”
Huoneistotietojärjestelmä on vielä keskeneräinen, mutta se kannattaa ottaa jo käyttöön
Järjestelmässä on vielä kehitettävää. Kun osakehuoneistolla on jo sähköinen omistajamerkintä, huoneiston omistuksen siirtyessä sähköinen omistajamerkintä tehdään edellisen omistajan suostumuksella. Toistaiseksi suostumus voidaan osoittaa esimerkiksi liittämällä hakemukseen jäljennös kauppakirjasta. Maanmittauslaitos ottaa yhteyttä myyjään suostumuksen varmistamiseksi.
“Tavoitteena on, että jossain vaiheessa paperisia asiakirjoja suostumuksista ei enää tarvita, vaan kaiken voi tehdä sähköisesti. Tätä varten teemme yhteistyötä palveluntuottajien kanssa, jotka kehittävät loppuasiakkaan palveluita eteenpäin”, Kallela kertoo.
Tiedonkeruuseen ja säilytykseen liittyvät tietoturvariskit on tunnistettu ja huomioitu lainsäädännössä. Vastaavista järjestelmistä on tosin kokemusta ennestään: esimerkiksi lainhuutorekisteri on ollut sähköinen jo pitkään.
“Tietoturvaan kiinnitetään paljon huomiota, ja siksi on tärkeää, että huoneistotietojärjestelmä on viranomaisen ylläpitämä. Meillä on tarkat säädökset siitä, kuka on oikeutettu saamaan mitäkin tietoja. Taloyhtiöillä on esimerkiksi oikeus saada tieto asunto-osakkeen uudesta omistajasta, ja jokaisella on luonnollisesti oikeus tarkistaa omat tietonsa”, Kallela toteaa.
Siirtymä on alkutekijöissään, mutta katse on jo tulevaisuudessa
Järjestelmän oletetaan sujuvoittavan asuntokauppoja, kun tarvittava tieto on helpommin asianomaisten saatavilla ja kaiken asuntokauppaan liittyvän voi tehdä sähköisesti. Maanmittauslaitos informoi esimerkiksi kiinteistönvälittäjiä ja isännöitsijöitä, jotta uudet toimintatavat otetaan mahdollisimman pian ja mutkattomasti käyttöön.
Vaikka järjestelmän kehittäminen on vielä kesken ja vain murto-osa asunto-osakeyhtiöistä on rekisterissä, katse on jo tulevaisuudessa. Tavoitteena on luoda kokonaisvaltainen järjestelmä, johon omistuksen lisäksi vietäisiin myös taloyhtiöiden teknisiä ja taloudellisia tietoja, kuten yhtiölainat. Näin järjestelmä tukee myös esimerkiksi asuntokauppaa ja tilastointia.
“On tiedostettu, että järjestelmästä saadaan paras hyöty silloin, kun siellä on mahdollisimman paljon olennaista tietoa. Jatkokehittämisen selvitys onkin jo pitkällä.”
Lue aiheesta lisää: https://osakehuoneistorekisteri.fi/
