ISännöitsijän rooli ja tehtävät

Mitä isännöitsijä oikein tekee?

Isännöitsijällä on suuri vaikutus paitsi taloyhtiön asukkaiden elämään myös asuntosijoittajan sijoituksiin. Isännöitsijä onkin yksi asuntosijoittajan merkittävistä kumppaneista. Tärkeää siis on, että isännöintiyritys hoitaa tehtävänsä ammattitaidolla ja huolella, mutta mitä nämä tehtävät oikeastaan ovat? Monelle asuntosijoittajalle saattaa olla hieman epäselvää, mitä isännöitsijä käytännössä tekee, millainen on hyvä isännöitsijä ja miten isännöitsijä valitaan. Muun muassa näihin kysymyksiin saimmekin vastauksia Isännöintiliiton lakiasiantuntijalta ja varatuomarilta, Jaana Sallménilta.

Isännöintiliiton tausta, rooli ja tehtävät?

Isännöintiliitto syntyi 12 vuotta sitten, kun kolme erillistä liittoa yhdistyivät. Siihen nähden, että olemme suhteellisen nuori liitto, on isännöintialan toimijat todella kattavasti liittomme jäseninä. Suomessa on noin 700 isännöintiyritystä, joista yli 500 on jäseniämme. Sen lisäksi eri puolilla Suomea toimii 22 paikallisyhdistystä, joissa on henkilöjäseniä. Yhteensä siis noin 2/3 Suomen isännöitsijöistä kuuluu Isännöintiliittoon.

Yksi meidän tärkeimmistä tehtävistä on isännöinnin merkityksen selväksi tekeminen suomalaisille. Monelle osakkaalle ei ole täysin selvää, mitä isännöinti tekee ja tätä ymmärrystä me parannamme. Sen lisäksi vaikutamme isännöintialan toimintaympäristöön ja asemaan yhteiskunnassa tuomalla isännöinnin ääntä kuuluville lainsäädäntöhankkeissa ja puuttumalla toimintaa hankaloittaviin epäkohtiin. Toki pidämme tiiviisti yhteyttä jäsenyrityksiin järjestämällä tapaamisia, koulutuksia sekä tapahtumia.

Mikä on isännöitsijän rooli taloyhtiössä?

Me puhumme mieluummin isännöintiyrityksestä. Arkikielessä sanalla isännöitsijä voidaan viitata sekä yhteen henkilöön että kokonaiseen yritykseen, mutta on hyvä ottaa huomioon, että nykään isännöintiä hoitaa tyypillisesti useamman hengen ryhmä eikä yksittäinen henkilö. Isännöintiyrityksen palveluksessa on usein kirjanpitäjiä, hallinnollisia isännöitsijöitä, teknisiä isännöitsijöitä ja erikseen myös asiakaspalvelu. On siis parempi puhua isännöintiyrityksestä eikä isännöitsijästä palvelun tuottajana.

Isännöitsijän rooli on johtaa taloyhtiötä, yhdessä hallituksen kanssa tietysti. Monesti sanotaan, että isännöitsijä on taloyhtiön toimitusjohtaja, mikä hyvin kuvaa isännöitsijän työnsarkaa ja roolia. Isännöitsijä on taloyhtiön palkkaama asiantuntija, jolla on velvollisuus ja valtuudet tehdä yhtiön edun mukaisia ratkaisuja, jotta asukkaiden arki pyörii. Luonnollisesti tiettyihin asioihin tarvitaan hallituksen päätös, mutta näissäkin asioissa isännöitsijä valmistelee asian päätöskuntoon ja tekee toimenpiteet päätöksen täytäntöön panemiseksi.

Mitkä ovat isännöitsijän tärkeimmät tehtävät taloyhtiössä?

Isännöitsijän tehtävät, kuten asunto-osakeyhtiölakikin määrää, ovat:

  • Taloyhtiön hallinnon hoito
  • Taloyhtiön talouden hoito
  • Kiinteistönpidon organisointi ja huolehtiminen
Isännöitsijä ei ole huoltoyhtiö tai talonmies.
Isännöitsijä ei siis ole huoltoyhtiö tai talonmies, joka konkreettisesti harjoittaa kiinteistönpitoa. Isännöintiyrityksen vastuulla on taloyhtiön isojen ja pienten hankkeiden organisointi suunnittelusta toteutukseen. Yksi asia yllä mainittujen lisäksi, mikä mielestäni hyvin kuvaa isännöitsijän työtä, on se, että isännöitsijä on päätöksenteon asiantuntija. Kun yhtiössä viedään erilaisia hankkeita eteenpäin, niin isännöitsijän on tiedettävä, miten, milloin ja kuka pätevät päätökset tekee.

Millainen on hyvä isännöitsijä?

Sanoisin, että hyvän isännöitsijän tunnusmerkki on se, että osaa kysyä ja esittää oikeat kysymykset oikeaan aikaan sekä osaa hankkia näihin kysymyksiin vastaukset. Ei tietenkään tarvitse olla mikään kaikkien alojen asiantuntija, vaan täytyy kyetä pitämään langat käsissä ja ymmärtää taloyhtiön toimintaa. Lisäksi, kun toimenkuvaan kuuluu olennaisena osana ihmisten kanssa työskentely, niin se, että tulee erilaisten ihmisten kanssa toimeen, on isännöitsijälle tärkeä ominaisuus.

Kuinka isännöintiyritys valitaan?

Sopivan isännöintiyrityksen etsimiseen ja valitsemiseen kannattaa käyttää aikaa. Ensinnäkin, kun uutta tai uudelle taloyhtiölle ensimmäistä isännöintiyritystä ollaan etsimässä, hallituksen on hyvä ensin miettiä minkälaista palvelua ja mihin hintaan ollaan etsimässä. Tarvitaanko yhtiössä esimerkiksi korjausrakennuttamisosaamista tai haluavatko asukkaat sähköisiä palveluita. Hallitus voi vaikka ranskalaisin viivoin kirjata ylös kriteerejä, asioita ja palveluita, joita isännöintiyritykseltä halutaan.

Kun on selvillä mitä haetaan, on helpompi myös etsiä ne yritykset, joille tarjouspyyntöjä lähetetään. Kaikki yritykset eivät välttämättä tee tarjousta, esimerkiksi siksi, että heidän resurssinsa ovat jo täydessä käytössä. Kannattaa siis pyytää tarjouksia useammasta yrityksestä, jotta tarjouksia saa riittävän määrän. Hieman riippuen taloyhtiön koosta on hyvä saada vähintään 3 tarjouspyyntöä, jotta on mahdollista vertailla palveluntarjoajia. Näin ollen kannattaa lähettää ainakin 5-6 tarjouspyyntöä, jotta vähintään tuo 3 tarjousta saadaan. Nämä ovat kuitenkin suuntaa-antavia lukuja ja määrät riippuvat paljon taloyhtiön koosta sekä sijainnista.

Kun tarjouksia on saatu riittävä määrä, niitä vertaillaan ja potentiaalisimpia yrityksiä haastatellaan. Näistä hallitus valitsee parhaimman ja taloyhtiön tarpeisiin sopivimman. Tämän jälkeen kirjoitetaan sopimus ja aloitetaan asiakassuhde Uuden asiakassuhteen aloittaminen on iso prosessi, joten siihen on myös hallituksen jäsenten syytä varata aikaasa.

Mitä isännöintiyrityksen valinnassa tulisi ottaa huomioon?

Ongelmia syntyy usein juuri siitä, kun ei tarkkaan mietitä, mitä halutaan. Siitä johtuen hallituksen on syytä miettiä tarkkaan taloyhtiön tavoitteita, tarpeitaan ja toiveitaan. Prosessi onnistuu puolin ja toisin paremmin, kun taloyhtiön hallitus tietää mitä hakee ja haluaa.

Miten taloyhtiön ja isännöitsijän yhteistyötä voi kehittää?

Ylipäätään panostamalla asiakassuhteeseen puolin ja toisin. Kun asiakassuhde on alkamassa, tutustumiseen on hyvä käyttää aikaa. Taloyhtiön hallituksen on kerrottava isännöitsijälle taloyhtiön taustasta, historiasta, tapahtumista ja toimintatavoista. Kaikki asiat ei aina selviä asiakirjoista, joten perusteellinen aloituspalaveri on välttämätöntä. Lisäksi on hyvä tasaisin väliajoin pitää hallituksen ja isännöitsijän välisiä kehityspalavereja. Tässäkin on syytä muistaa, että ihmisten välisestä yhteistyöstähän lopultakin on kyse.

Asuntosijoittaja isännöitsijän asiakkaana, samanlainen vai erilainen kuin asuva osakas?

Tyhjentävää vastausta kysymykseen on hieman hankalaa antaa. Asuntosijoittamisen suosion myötä toimialalla on herännyt keskustelua asuntosijoittajasta isännöintiyrityksen asiakkaana. Periaatteessa sijoittajaosakas on samanlainen isännöinnin asiakas kuin asuvakin osakas, mutta sijoittajaosakas voi tarvita myös sellaisia isännöinnin palveluja, joita asuva osakas ei tarvitse. Sijoittajaosakas saattaa kaivata esimerkiksi verotustaan varten selvitystä taloyhtiön vastikkeiden kirjanpidollisesta käsittelystä. Tällöin pohditaan, voiko tällaisen dokumentin tuottaminen olla osa taloyhtiön eli kaikkien osakkaiden maksamaa isännöintiä vai sijoittajaosakkaalle itselleen kuuluva asiakirjamaksu isännöitsijäntodistuksen tapaan. Sijoittajalta ja asuvalta osakkaalta kysyttäessä vastaus on varmaan eri, mutta talouden logiikalla työ ei isännöintiyritykseltä ilmaiseksi synny, jolloin kysymys on joka tapauksessa maksullisesta palvelusta.